出版社如何管理数字出版文档

发布时间:2015.01.12 点击量:?

??? 核心问题
??? 出版业离不开文档,数字出版更是离不开文档管理。在运作数字出版项目的过程中,层出不穷的文档应该怎样管理?有哪些必要环节?
??? 为确保项目严格按照质量管理体系及相关规范有序地进行,对项目中形成的文档和记录(包括开发文档、管理文档、培训文档、决策文档等),都必须实施有效的控制和管理。
??? 文档管理需要有一定的规范。在管理之初,需要对所有的项目文档格式进行统一化,并设置属性。主要包括:
??? 1.文档编号规则:项目编号—文档分类编号—日期〔标题〕。
??? 2.状态属性分为草稿、已校正和正式发布三种。
??? 3.安全级别定义文档的保密性,可以根据其可见性分为公开、内部使用、机密等。
??? 4.通用格式:封面+变更说明+目录+正文。
??? 5.变更说明:以表格形式说明什么人在什么时候对文档做了哪些改动。
??? 此外,还需要通过对项目文档版本的控制,记录项目实施过程中各阶段环节的发展变化情况,确保由不同人员所编辑的文档得到一致的更新和维护。主要包括:
??? 1.目录设置,对于文档的版本控制,具体可实施分级管理,即形成:“项目名称/实施阶段/文档名称”的结构。
??? 2.文件名设置,要求简明易懂。
??? 3.版本号管理,创建文档时为1.0版,需要调整时,在此基础上进行版本升级,并签属更改人及更改时间,在每一份文档的开头,用表格说明版本控制的信息。
??? 最后,在项目实施过程中,如果出现项目计划外的变更情况,应该对变更进行书面记录,并进行详细的跟踪记录,当变更完成之后还要记录结果,作为备查文档存留。(姜占峰 石雄)

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